メールの誤送信を防ぐために

Preventing email misdirection

メールは手軽で便利ですが、誰もが、誤操作・誤入力などで誤送信を起こす可能性があります。場合によっては、大量の個人情報が流出するなど、大きな問題に発展する可能性もあります。

個人情報を含む又は取扱注意である電子ファイルについて、その旨が分かるような名称にする。
ファイルの拡張子を表示させておく。
業務で使用する共有フォルダ内が雑然とした状態にならないように体系的に整理し、個人情報を含むファイルとその他のファイルの保管場所を分ける。
メールの送信取り消し(送信保留)、暗号化等のメールソフトの機能を活用する。
ファイルを送信する場合、送信前に添付ファイルや宛先に間違いがないか複数人で確認するなど、チェック対策を行う。
個人情報を含むファイルには、パスワード設定を行う。
Teams のチャット機能を使い、送信相手を確認してからチャットでファイル送信を行う。
(相手がメッセージを見る前であれば、メッセージやファイルの送信等を取り消すことも出来ます。)
メール等で暗号化ファイルを送付した後のパスワード通知は、Teams のチャット機能を使う等、別の方法で行う。

Windows10 での拡張子の表示は「表示」で「ファイル名拡張子」にチェックをいれてください。

Windows10 ではフォルダ・ファイルを暗号化することができます。フォルダを別のところにコピーすると、暗号化が解除されてしまいますのでご注意ください。
ファイルを暗号化する方法 (microsoft.com)

指定したフォルダ内の xlsx、pptx、docx 等のファイルに一括してパスワードを設定、解除するマクロのサンプルや Adobe Acrobat Pro で機密情報を設定するアクションウィザードのサンプルを用意しています。
サンプルが必要な方は、総合情報メディアセンターまでお問い合わせください。

学内では全学アカウントで利用できる OneDrive を活用することができます。ファイルにアクセス許可を付加し、リンクのみをメール等で連絡することで、特定の利用者のみとファイルを共有することができます。
OneDrive for Buisiness

Outlook on the web では、送信延期や学内限定の暗号化の設定等を行うことができます。
職員用Webメール｜メール設定
 職員用Webメール｜暗号化
 職員用Webメール｜秘密度ラベル

Outlookクライアントソフトのルール設定で送信保留の設定等を行うことができます。
Outlook（送信延期のルール設定）
Outlook（秘密度ラベル）

Thunderbird のアドオンを利用して送信保留の設定等を行うことができます。
Thunderbirdアドオン（Confirm-Address）設定