ファイルの暗号化
File encryption
ファイルの暗号化について
Word、Excel、PowerPointのOffice アプリで作成したファイルを保護します。
PDFファイルに対してもアクセス制御を行うことができます。
愛媛大学アカウントを持っている人のみが開くことができますので、情報漏えい対策になります。
利用対象者
愛媛大学アカウントを持つ学生・教職員（一部を除く）
Officeアプリでの利用方法
最近のバージョンの Office では、Azure Rights Management サービスが提供されるため、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Outlook on the web などのアプリケーションで Information Rights Management (IRM) 機能がサポートされます。
これらのアプリに対してユーザが行う必要がある作業は、各自の Microsoft 365 資格情報（愛媛大学アカウント） を使ってOffice アプリケーションにサインインしてください。 サインイン後、ファイルの保護や閲覧等が可能となります。
選択できるメニューは次のとおりです。
| ラベル | 暗号化（愛媛大学限定） | アクセス制限 | 期間限定 |
|---|---|---|---|
| 暗号化 | あり | あり | あり |
| 対象アクセス | 愛媛大学アカウント限定 | 対象者、アクセス期間等は作成者が指定 | 愛媛大学アカウント限定 8日間のみアクセス可 |
Microsoft 365 Appsでの利用方法
１．愛媛大学アカウントでサインインしているMicrosoft 365 Appsを起動します
ファイルメニューからアカウントを表示してehime-u.ac.jpのサブスクリプション製品であることを確認してください。
２．秘密度を設定します
Word、Excel、PowerPointのリボン「秘密度」をクリックして「暗号化(愛媛大学限定)」を選択します。
ウェブアプリでの利用方法
１．愛媛大学アカウントでサインインしているMicrosoft365にアクセスします
２．Officeウェブアプリにてファイルの新規作成またはファイルを開きます
３．Word、Excel、PowerPointのリボン「秘密度」から「暗号化(愛媛大学限定)」を設定します
４．秘密度が反映されますのでファイルを保存します
Word、Excel、PowerPointのファイルを保存してください。
暗号化（愛媛大学限定）のファイルは学外者は開くことができなくなります。
暗号化を解除する場合は、「３．秘密度を設定」の手順で再設定できます。
PDFファイルのアクセス制御
PDFファイルに対しても、各自の Microsoft 365 資格情報（愛媛大学アカウント）を使ってMicrosoft365 Apps（Windows版のみ）でエクスポートするとアクセス制御を行うことができます。
１．ファイルメニューをクリックします
２．エクスポートをクリックします
３．PDF/XPSドキュメントの作成をクリックします
４．ファイル名を決定して発行をクリックします
- ファイルを開くには、Azure Rights Management をサポートするビューアを使用する必要があります。
Microsoft EdgeブラウザやAdobe Acrobat Reader はWindows/Macは対応しています。 - Acrobat Reader 等でサインインが失敗した場合は、[編集] → [環境設定] → [セキュリティ] → “Microsoft Purview Information Protection” で[記憶したアカウント情報をクリア]をクリックしてください。
アクセス権のないユーザが暗号化ファイルを開いた場合
暗号化Officeファイル
Microsoft 365 資格情報（愛媛大学アカウント） を使ってOffice アプリケーションにサインインしていないユーザは開けません。
「アカウントの追加」をクリックすると、認証画面が表示されますが、学外ユーザで認証しても開けません。
暗号化PDFファイル
Adobe Acrobatの場合認証が表示されます。愛媛大学アカウント以外では開けません。
macOS 標準プレビューアプリなど、Microsoft Purview Information Protectionに対応していない場合はサポートされていない表示がでます。
暗号化の注意事項
- 暗号化したファイルをTeams、OneDrive、Sharepointにアップロードしたものを、Microsodt365 Appsで開くと複数人での同時編集ができなくなります。
複数人での同時編集をする場合は、ウェブアプリで開いてください。 - ウェブアプリからは別名保存やファイルのエクスポートができません。
- ファイルの所有者が退職等でアクセス変更できなくなり、必要なファイルにアクセスできなくなることがないように気をつけてください。
- Microsoftなどの仕様変更等で当該サービスが利用できなくなる場合もあります。
- 愛媛大学アカウントでMicrosoftとの契約が終了した場合は、暗号化されたファイルにアクセスできない場合があります。